DIEZ CONSEJOS PARA DIRECTIVOS DE EMPRESAS
Viajes de negocios en tiempos de crisis

  1. El viaje no es el problema, sino que puede ser la solución al desarrollo de la actividad empresarial, en particular en escenarios de recesión de los mercados domésticos.

  2. La cuenta de viajes de empresa se divide en costes internos y externos. Los primeros son los que se derivan de la retribución de la agencia de viajes, y suponen de media el 5% sobre el total. Los costes externos son los costes vinculados con los servicios y representan de media el 95% restante. Un ahorro del 15% en el coste de los servicios equivale a 6’5 veces un ahorro del 50% en el coste de la agencia. No se deje engañar por el fee de agencia más bajo, empléese a fondo en controlar el coste de los servicios, exija informes y mida los resultados.

  3. Una buena política de viajes pueden ahorrarle de media un 20% en el coste de los servicios, como consecuencia de la aplicación de buenas prácticas, gestión eficiente de proveedores y canales de reserva, entre otros. Si no ha puesto al día su política de viajes, es momento de actualizarla.

  4. Si ya dispone de una política de viajes adecuada, concéntrese en mejorar su grado de cumplimiento y las áreas de aplicación de la misma. Un buen nivel de cumplimiento de la política de viajes suele representar el 50% del éxito en el ahorro de la cuenta de viajes.

  5. Los viajes de negocios implican gestiones de tipo administrativo. Reduzca los costes indirectos derivados de estas gestiones, eliminando las ineficiencias administrativas y automatizando al máximo los procesos. Una gestión más eficiente puede ahorrarle más del 50% de los costes indirectos.

  6. Los billetes aéreos son el mayor capítulo del gasto en la partida de viajes. No se deje confundir por el fee más bajo, analice los precios medios en cada ruta y utilice sistemas y soluciones, como las herramientas de autorreserva, que le permitan combinar segmentos de distintas compañías. Combinar segmentos ofrece mejores resultados de media en más del 56% de los casos.

  7. Después del gasto en billetes de avión, los gastos en hoteles son la partida más importante en la cuenta de viajes de las empresas. No infravalore los ahorros que puede alcanzar optimizando la gestión de la partida hotelera y considere todas las variables del gasto. Puede alcanzar ahorros superiores al 20%.

  8. Los viajes y desplazamientos implican una elevada inversión en horas. En viajes de muy larga duración, el viajero puede acusar los efectos del viaje incluso hasta fechas posteriores al mismo. Procure asegurar que sus empleados viajan seguros y que son productivos durante el máximo tiempo posible, adaptando las condiciones del viaje a cada circunstancia. Le saldrá a cuenta.

  9. El viaje de negocios es una inversión. Maximice la cuenta y analice la contribución de los viajes a la facturación y beneficios de su empresa (ROI), antes de aplicar recortes. Por cada euro invertido en viajes puede obtener de media 12’5 euros en facturación y 3’8 euros en beneficios.

  10. Los viajes de empresa constituyen una parte crítica de su negocio. No deje la gestión de sus viajes corporativos en manos de cualquiera. Trabaje con verdaderos especialistas.

NUEVO REQUISITO DE ENTRADA A EEUU

Nuevos Requisitos de Inmigración del Gobierno de USA efectivos a partir del 12 de Enero de 2009.

El Gobierno de Estados Unidos cambia su Programa de Exención de Visado y exige que los clientes tramiten la Autorización Electrónica de Viaje antes de ir al aeropuerto.

Desde Agosto 2008 ya es posible tramitar la Autorización Electrónica de Viaje de una manera voluntaria y a partir del 12 de enero 2009 será obligatorio para todos los clientes con pasaporte de los 27 países que actualmente están cubiertos por el Programa de Exención de Visado, incluyendo los pasajeros del Reino Unido. Los clientes deberán obtener la Autorización Electrónica de Viaje (ESTA) antes de llegar al aeropuerto y se podrá solicitar en la página de Internet https://esta.cbp.dhs.gov

El tiempo estimado para solicitar la Autorización Electrónica de Viaje es de 15-20 minutos y normalmente la autorización se obtiene instantáneamente, no obstante podría tardar hasta 72 horas. Recomendamos que solicite su Autorización Electrónica de Viaje en el momento de realizar la reserva o al menos 72 horas antes de su vuelo con el fin de asegurar que puede viajar. Los clientes que realicen reservas de última hora pueden también solicitar la autorización Electrónica de Viaje, pero corren el riesgo de no recibir una confirmación inmediata.

Una vez obtenida la Autorización, tendrá una validez de dos años. No es necesario tener planes fijos de viaje para solicitar la autorización. Hasta nuevo aviso, todavía es necesario cumplimentar el Formulario de Exención de Visado de color verde a bordo del avión.

Si el cliente posee una tarjeta de residencia "green card" o viaja con visado no necesitará solicitar la Autorización Electrónica de Viaje ya que no viaja bajo el Programa de Exención de Visado.

Para más información visite la página:
https://esta.cbp.dhs.gov, o www.visitusa.org.uk

NUEVAS MEDIDAS DE SEGURIDAD

Con el objetivo de protegerle frente a la amenaza de los explosivos líquidos, la Unión Europea (UE) ha adoptado nuevas medidas de seguridad que restringen la cantidad de líquidos o sustancias de consistencia similar que los pasajeros pueden llevar consigo cuando pasan los controles de seguridad de los aeropuertos comunitarios. Estas medidas son aplicables a todos los pasajeros que salgan de los aeropuertos de la UE, independientemente de su destino.

No obstante, las nuevas medidas no limitan la adquisición por los pasajeros de estos líquidos o sustancias en las tiendas situadas más allá del punto de control donde usted muestra su tarjeta de embarque o a bordo de las aeronaves operadas por una aerolínea de la UE.

Estas medidas se aplican desde el 6 de noviembre de 2006 en todos los aeropuertos de la Unión Europea y en los de Noruega, Islandia y Suiza.

¿Qué es nuevo?

Mientras hace su equipaje

Sólo le está permitido llevar en su equipaje de mano pequeñas cantidades de líquidos. Estos líquidos tienen que ir en pequeños contenedores con una capacidad individual máxima de 100 ml. Cada pasajero tiene que empaquetar estos contenedores en una bolsa transparente de plástico con autocierre de no más de un litro de capacidad máxima (bolsa de aproximadamente 20 x 20 cm.), para facilitar la inspección de estos productos en los controles de seguridad.

Los pasajeros deberán proveerse de dichas bolsas antes del inicio de su viaje. A efectos de las nuevas medidas, se consideran líquidos:

  • Agua y otras bebidas, sopas, jarabes
  • Cremas, lociones y aceites, incluida la pasta de dientes
  • Perfumes
  • Gel, como por ejemplo, gel de ducha o champú
  • Contenidos de contenedores presurizados, incluido espuma de afeitar, otras espumas y desodorantes
  • Aerosoles
  • Cualquier otro de consistencia similar

En el aeropuerto

Usted tiene que:

  • Presentar todos los líquidos dentro de la bolsa citada, separadamente del equipaje de mano, y colocarla en la bandeja proporcionada al efecto en los controles de seguridad, para su examen por parte de los empleados de seguridad.

  • Quitarse su chaqueta y/o abrigo y colocarlos en la bandeja. Estas prendas tendrán que ser examinadas separadamente mientras usted es inspeccionado.

  • Sacar su ordenador portátil y cualquier otro dispositivo electrónico de dimensiones similares de sus fundas correspondientes, y colocarlos en la bandeja para que sean inspeccionados separadamente de dichas fundas en los controles de seguridad.

¿Qué no cambia?

Usted puede todavía:

  • Llevar los productos autorizados, incluidos los líquidos y sustancias relacionados en el apartado anterior, en las maletas que usted factura;las nuevas medidas sólo afectan al equipaje de mano.

  • Llevar en su equipaje de mano medicinas y comida para bebés, para su uso durante el viaje, presentándolos separadamente en los controles de seguridad, pero no dentro de la bolsa transparente.

  • Comprar líquidos como bebidas y perfumes, bien en cualquier tienda de los aeropuertos de la UE cuando éstas estén situadas más allá del punto de control de seguridad o bien a bordo de una aeronave operada por una aerolínea europea.

Si estos productos son vendidos en bolsas selladas, no las abra hasta que no haya finalizado su viaje. Si usted va a continuar su viaje en otro aeropuerto de la UE, no abra esta bolsa sellada hasta que haya salido del último aeropuerto comunitario.

Todos estos líquidos son adicionales a las cantidades de la bolsa de plástico mencionada anteriormente. Si usted tiene cualquier duda, por favor póngase en contacto con su compañía aérea o agente de viaje con antelación a su viaje.

Por favor, coopere con el personal de seguridad de los aeropuertos y las compañías aéreas. Ellos trabajan por su seguridad cumpliendo con las normas establecidas. RETRASOS

RETRASOS

Qué hacer en caso de demora del vuelo contratado

Una compañía aérea comunitaria (o una compañía no comunitaria cuando realice transporte internacional de acuerdo con el Convenio de Montreal) es responsable del daño ocasionado por retrasos en el transporte aéreo de pasajeros. Sin embargo, no será responsable si prueba que se adoptaron todas las medidas que eran razonablemente necesarias para evitar el daño o que fue imposible adoptar dichas medidas.

La responsabilidad en caso de retraso del pasajero se limita a 4.150DEG por pasajero. El Derecho Especial de Giro (DEG) es una unidad definida por el Fondo Monetario Internacional, cuyo valor es la suma de los de determinadas cantidades de varias monedas: dólar USA, euro (Alemania), yen japonés, euro (Francia) y libra esterlina. Puede consultar su equivalencia en euros en la web del Banco de España: http://www.bde.es (Tipos de interés y tipos de cambio / Tipos de cambio (datos diarios) / Cambios oficiales del euro del Banco Central Europeo).

Este límite de responsabilidad no implica una compensación automática por el importe máximo.

De acuerdo con el Reglamento (CE) núm. 261/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo (en vigor desde el día 17 de febrero de 2005), en el caso de que el vuelo salga de:

  • Un aeropuerto comunitario.

  • Un aeropuerto situado en un país no comunitario -cuyas normas no dispongan compensaciones y asistencia- con destino a un aeropuerto comunitario y el transportista encargado de efectuar el vuelo sea comunitario.

Siempre que el pasajero:

  • Tenga una reserva confirmada en el vuelo, disponiendo de un billete (impreso o electrónico) o de otra prueba de que ha sido aceptada y registrada por la compañía aérea.

  • Se presente a facturación en las condiciones requeridas y a la hora indicada previamente y por escrito, incluso por medios electrónicos (en el caso de no indicarse hora alguna, con una antelación mínima de 45 minutos respecto de la hora de salida).

  • Haya sido transbordado del vuelo para el que disponía de una reserva a otro vuelo.

Y se vea afectado por un retraso con respecto a la hora de salida prevista de:

  • 2 horas o más en el caso de todos los vuelos de 1.500 kilómetros o menos.

  • 3 horas o más en el caso de todos los vuelos intracomunitarios de más de 1.500 kilómetros y de todos los demás vuelos de entre 1.500 y 3.500 kilómetros.

  • 4 horas o más en los vuelos no comprendidos en los apartados anteriores.

El transportista aéreo encargado de efectuar el vuelo le ofrecerá la asistencia indicada en el apartado "Derecho a atención" de Sobreventa, pero únicamente ofrecerá alojamiento en hotel y el transporte entre el aeropuerto y el lugar de alojamiento cuando la salida prevista del vuelo alternativo sea como mínimo al día siguiente a la hora previamente anunciada.

Cuando el retraso sea de 5 horas como mínimo, la compañía ofrecerá al pasajero el reembolso en 7 días del coste íntegro del billete al precio en el que se compró, correspondiente a la parte del viaje no efectuada y a la parte del viaje efectuada, si el vuelo ya no tiene razón de ser según el plan de viaje inicial del pasajero, y, si procede, un vuelo de vuelta al primer punto de partida lo más rápidamente posible.

CANCELACIONES

Qué hacer en caso de suspensión del vuelo contratado

De acuerdo con el Reglamento (CE) núm. 261/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo (en vigor desde el día 17 de febrero de 2005), cuando se produzca la cancelación de un vuelo (la no realización de un vuelo programado y en el que había reservada al menos una plaza) que salga de:

  • Un aeropuerto comunitario

  • Un aeropuerto situado en un país no comunitario -cuyas normas no dispongan compensaciones y asistencia- con destino a un aeropuerto comunitario y el transportista encargado de efectuar el vuelo sea comunitario.

Siempre que el pasajero:

  • Disponga de una reserva confirmada en el vuelo, disponiendo de un billete (impreso o electrónico) o de otra prueba de que ha sido aceptada y registrada por la compañía aérea.

  • Se presente a facturación en las condiciones requeridas y a la hora indicada previamente y por escrito, incluso por medios electrónicos (en el caso de no indicarse hora alguna, con una antelación mínima de 45 minutos respecto de la hora de salida).

  • Haya sido transbordado del vuelo para el que disponía de una reserva a otro vuelo.

El transportista aéreo encargado de efectuar el vuelo ofrecerá:

  • La asistencia que se indica en los apartados "Derecho al reembolso o a un transporte alternativo" y "Derecho a atención" de Sobreventa (pero únicamente ofrecerá alojamiento en hotel y el transporte entre el aeropuerto y el lugar de alojamiento cuando la salida prevista del vuelo alternativo sea como mínimo al día siguiente de la salida programada del vuelo cancelado).

  • La compensación que se indica en el apartado "Derecho a compensación" de Sobreventa, excepto en los siguientes casos:

    1. La compañía aérea encargada de efectuar el vuelo no está obligada a pagar una compensación si puede probar que la cancelación se debió a circunstancias extraordinarias que no podrían haberse evitado incluso si se hubieran tomado todas las medidas razonables.

      En el preámbulo del Reglamento citado se señala que dichas circunstancias extraordinarias pueden producirse, en particular, en casos de inestabilidad política, condiciones meteorológicas incompatibles con la realización del vuelo, riesgos para la seguridad, deficiencias inesperadas en la seguridad del vuelo y huelgas que afecten a las operaciones de una compañía encargada de efectuar un vuelo.

      También se considera que concurren circunstancias extraordinarias cuando las repercusiones de una decisión de gestión del tránsito aéreo (en relación con una aeronave determinada y en una fecha determinada) den lugar a un gran retraso, a un retraso de un día para otro o a la cancelación de uno o más vuelos de la aeronave, aunque el transportista aéreo haya hecho todo lo posible por evitar dichos retrasos o cancelaciones.

    2. Se haya informado al pasajero de la cancelación al menos con 2 semanas de antelación con respecto a la hora de salida prevista.

    3. Se le haya informado de la cancelación con una antelación entre 2 semanas y 7 días con respecto a la hora de salida prevista y se les ofrezca un transporte alternativo que les permita salir con no más de 2 horas de antelación con respecto a la hora de salida prevista y llegar a su destino final con menos de 4 horas de retraso con respecto de la hora de llegada prevista.

    4. Se le haya informado de la cancelación con menos de 7 días de antelación con respecto a la hora de salida prevista y se les ofrezca tomar otro vuelo que les permita salir con no más de 1 hora de antelación con respecto a la hora de salida prevista y llegar a su destino final con menos de 2 horas de retraso con respecto a la hora de llegada prevista.

    5. Corresponde a la compañía aérea encargada de operar el vuelo la carga de la prueba de haber informado al pasajero de la cancelación del vuelo así como del momento en que se le ha informado. Por su interés es importante que facilite sus datos de contacto a la compañía aérea o a la agencia de viajes para que pueda ser informado.

Siempre que se informe a los pasajeros de la cancelación deberá darse una explicación relativa a los posibles transportes alternativos.

En el caso de que un viaje combinado se cancele y el motivo no sea la cancelación del vuelo, este Reglamento no debe aplicarse.